Nuovo Regolamento IVASS in materia di governo societario e lettera al mercato recante orientamenti sull’applicazione del principio di proporzionalità nel sistema di governo societario


Lo scorso 5 luglio 2018 l’IVASS ha emanato il Regolamento n. 38/2018 recante disposizioni in materia di governo societario dell’impresa e del gruppo (il “Regolamento”). Il regolamento era atteso da tempo dal mercato.

In pari data, l’IVASS ha emanato una Lettera al mercato (la “Lettera al Mercato”) il cui contenuto dovrà essere tenuto ben presente dagli operatori. La Lettera al Mercato indica le aspettative del regolatore in merito ai sistemi di governance delle imprese in funzione dei criteri da essa individuati che dovrebbero soddisfare in concreto il principio di proporzionalità in funzione dei profili di rischio dell’impresa.

La lettera al mercato

L’IVASS individua tre modelli di governo societario: rafforzato, ordinario e semplificato, a seconda del ricorrere di specificati parametri quali-quantitativi di tipo “presuntivo” (e.g., importo delle riserve tecniche lorde/premi lordi, utilizzo dei modelli interni, complessità della struttura proprietaria e dei rischi assicurativi assunti, ecc.). Per le ultime società controllanti italiane (“USCI”), considerata la complessità insita nella gestione integrata dei gruppi, il governo societario è distinto solo in “rafforzato” e “ordinario”.

A fronte della qualificazione in una delle tre categorie, la Lettera al Mercato individua presidi di governance più o meno articolati e stringenti che richiederanno, in ogni caso, una profonda revisione delle strutture societarie esistenti entro l’orizzonte fissato dal periodo transitorio di cui al Regolamento (infra).

(A) Il processo di autovalutazione

L’individuazione del più idoneo assetto di governo societario ai fini della sana e prudente gestione aziendale, spetta all’organo amministrativo a fronte di un processo di autovalutazione, oggetto di informativa all’Autorità e al pubblico.

In caso di una “visione aziendale” diversa da quella indicata dall’IVASS circa la configurazione ottimale dei vari presidi di governance, la riconciliazione delle posizioni dell’Autorità di vigilanza e del vigilato è affidata all’ordinario processo di dialogo e confronto nell’ambito del ciclo di vigilanza (Supervisory Review Process).

In ogni caso, l’IVASS si attende, tra l’altro:
– l’adozione di un sistema di governo societario “rafforzato” da parte delle compagnie che (i) utilizzano un modello interno per il calcolo del Requisito Patrimoniale di Solvibilità; (ii) esercitano congiuntamente i rami vita e danni; (iii) hanno emesso strumenti finanziari ammessi alla negoziazione in mercati regolamentati;
– che le USCI adottino un sistema di governo societario di livello “ordinario” e comunque non inferiore a quello delle controllate italiane;
– che a fronte del superamento dei parametri dimensionali individuati dall’IVASS da parte delle imprese del gruppo, l’USCI adotti un sistema di governo societario “rafforzato”; e
– la singola impresa appartenente a un gruppo (secondo la disciplina prevista dal Codice delle Assicurazioni Private) possa fruire dei presìdi costituiti all’interno del gruppo senza doverli necessariamente replicare.

(B) Governo societario rafforzato

Le imprese che adottano un governo societario rafforzato saranno tenute ad adottare, tra l’altro, le seguenti soluzioni organizzative:

(i) Presidente dell’organo amministrativo non esecutivo e privo di funzioni gestionali. In ipotesi di gruppo, il requisito della non esecutività è atteso solo a livello di organo amministrativo della USCI;
(ii) costituzione del Comitato per il controllo interno e i rischi e del Comitato remunerazioni. È prevista la possibilità per le imprese appartenenti al gruppo di avvalersi dei comitati costituiti presso la USCI;
(iii) divieto di esternalizzazione delle funzioni fondamentali. L’impresa appartenente a un gruppo (secondo la disciplina prevista dal Codice delle Assicurazioni Private) potrà esternalizzare le funzioni fondamentali a una società del gruppo dotata di un sistema di governo societario di livello pari o superiore a quello che sarebbe richiesto alla stessa;
(iv) in materia di remunerazione, specifiche prescrizioni (previsioni di componenti di equity) e limiti.

(C) Governo societario ordinario

In ipotesi di governo societario ordinario le imprese si prevedono talune semplificazioni:

(i) il Presidente dell’organo amministrativo potrà avere un ruolo esecutivo purché siano adottati specifici presìdi di governance;
(ii) potrà non essere costituito il Comitato Remunerazioni. In tale caso il consiglio di amministrazione dovrà assicurare lo svolgimento dei compiti che sarebbero assegnati al Comitato, avendo cura di prevenire conflitti di interesse; e
(iii) per quanto riguarda la struttura delle funzioni fondamentali:
– le funzioni di risk management, compliance e attuariale, potranno essere accorpate in una o più unità organizzative, adottando presidi tali da assicurare il rispetto del principio della separatezza dei compiti e prevenzione dei conflitti di interesse; e
– la funzione di internal audit dovrà in ogni essere costituita in forma di specifica unità organizzativa, con un titolare distinto che non potrà coincidere con un membro dell’organo amministrativo.

(D) Governo societario semplificato

Le imprese con un sistema di governo societario semplificato potranno accedere alle seguenti soluzioni organizzative, in ragione della ridotta natura, portata e complessità dell’attività e dei rischi inerenti:

(i) assegnazione di un ruolo esecutivo e/o funzioni gestionali al Presidente dell’organo amministrativo, purché siano adottati presìdi idonei;
(ii) potrà non essere costituito il Comitato per il Controllo interno e i rischi. In tal caso sarà necessario incaricare almeno un membro dell’organo amministrativo al fine di monitorare l’adeguatezza e il corretto funzionamento del sistema di gestione dei rischi e di riferire all’organo amministrativo le relative risultanze;
(iii) potrà non essere costituito il Comitato Remunerazioni. In tale caso il consiglio di amministrazione dovrà assicurare lo svolgimento dei compiti che sarebbero assegnati al Comitato, avendo cura di prevenire conflitti di interesse;
(iv) per le funzioni di risk management, compliance e attuariale, potrà prevedersi:
l’accorpamento delle unità organizzative, a fronte di presidi tali da assicurare il rispetto del principio della separatezza dei compiti e prevenzione dei conflitti di interesse;
– l’assegnazione della titolarità a un unico soggetto, pure in caso di esternalizzazione (e anche a un membro dell’organo amministrativo);
– un componente dell’organo amministrativo potrà rivestire altresì il ruolo di titolare di più funzioni esternalizzate (ad eccezione sempre della revisione interna).
(v) possibilità di esternalizzare le funzioni fondamentali;
(vi) in via eccezionale e residuale, coloro che svolgono la funzione di internal audit potranno svolgere ulteriori funzioni fondamentali; e
(vii) regime semplificato in tema di remunerazione variabile e di differimento minimo della relativa erogazione.

Il regolamento

Il Regolamento si applica:

(i) alle imprese di assicurazione e di riassicurazione con sede legale nel territorio della Repubblica italiana;
(ii) alle sedi secondarie nel territorio della Repubblica italiana di imprese di assicurazione e riassicurazione con sede legale in uno Stato terzo; e
(iii) con talune limitazioni e in presenza di determinati presupposti, alle ultime società controllanti italiane.

Il Regolamento non trova, pertanto, applicazione nei confronti di branch di società aventi sede legale in altri Stati Membri, che restano dunque soggette alla regolamentazione prevista nei rispettivi Stati di origine.

Tra gli elementi di maggiore novità rispetto al previgente quadro regolamentare rilevano, in particolare:

(a) Sistema di governo societario

Anche al fine di assicurare una piena convergenza con la disciplina dettata per le società quotate e per il comparto bancario o derivante da best practice internazionali, il Regolamento, in aggiunta ai principi contenuti nella Lettera al Mercato, prevede che:
– l’organo amministrativo valuti/assicuri che la presenza di amministratori indipendenti sia numericamente adeguata in relazione alle attività svolte;
– l’organo amministrativo costituisca, ove appropriato in relazione al proprio sistema di governo societario e in conformità alle indicazioni contenute nella Lettera al Mercato, un Comitato per il controllo interno e i rischi e un Comitato Remunerazioni;
– sia assicurata la definizione in capo all’impresa di un adeguato obiettivo di solvibilità (da calcolarsi secondo le metriche prudenziali), l’adozione di una politica di gestione del capitale (e relativo piano di gestione a medio termine), l’approvazione da parte dell’organo amministrativo di un piano strategico sulla tecnologia dell’informazione e comunicazione (ICT), debitamente integrato per le tematiche di data quality e cyber security aziendale.

(b) Requisiti di onorabilità, professionalità ed indipendenza

Il Regolamento contiene una disciplina più rigorosa con riferimento alla valutazione dei requisiti di idoneità alla carica degli esponenti aziendali, dei titolari e di coloro che svolgono funzioni fondamentali, anche in caso di esternalizzazione, nonché dell’ulteriore personale rilevante identificato dall’impresa.

A livello nazionale, la definizione dei requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza è demandata ad un nuovo Regolamento ministeriale (l’attuale Decreto del Ministro dello Sviluppo Economico dell’11 novembre 2011 n. 220 reca la determinazione dei requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza solo degli esponenti aziendali e non anche dei titolari delle funzioni fondamentali).

(c) Funzioni fondamentali

Il nuovo impianto persegue l’obiettivo di una sistematizzazione della disciplina delle funzioni chiave (ivi inclusa la funzione attuariale precedentemente disciplinata dalla lettera al mercato dell’IVASS del 28 luglio 2015), che richiederà un sforzo di compliance importante alle compagnie.

L’istituzione delle funzioni è formalizzata in una specifica delibera dell’organo amministrativo che ne definisce compiti e responsabilità. La collocazione organizzativa delle funzioni è lasciata all’autonomia dell’impresa, purché ispirata al principio di proporzionalità (e articolata in base al proprio modello di governo societario – i.e., rafforzato, ordinario o semplificato) e nel rispetto di presìdi minimali di separazione con le funzioni operative.

Si segnala che in linea con quanto già previsto per la sola funzione di compliance, si prevede che anche la titolarità della funzione di risk management e attuariale possa essere attribuita ad un membro dell’organo amministrativo, purché privo di deleghe e idoneo alla carica, qualora siano rispettati adeguati presìdi di indipendenza.

Considerata, infine, la rilevanza dell’apporto che dette funzioni assicurano ai fini della sana e prudente gestione dell’impresa, il Regolamento prevede la partecipazione dei titolari delle funzioni fondamentali alle riunioni dell’organo amministrativo e di controllo: è previsto che la partecipazione avvenga su richiesta del Presidente e possa essere prevista, anche in via stabile, in relazione alle materie trattate, anche mediante una delibera organizzativa dell’organo amministrativo.

(d) Esternalizzazione

Il Regolamento sottopone a particolari cautele l’esternalizzazione di funzioni o attività essenziali o importanti.

L’impresa potrà esternalizzare le funzioni fondamentali se, in ragione della ridotta portata e complessità dei rischi inerenti alla sua attività, l’istituzione e/o il mantenimento di funzioni fondamentali all’interno di essa non risponde a criteri di economicità. In tal caso, come anticipato, in presenza di esternalizzazione di funzioni fondamentali, l’impresa designerà al proprio interno il titolare della funzione fondamentale esternalizzata, cui è assegnata la complessiva responsabilità della funzione esternalizzata.

Non è pertanto replicabile, nel nuovo contesto normativo, il precedente impianto regolamentare basato sul “referente” interno all’impresa che esternalizza, a fronte del responsabile della funzione presso il fornitore.

L’esternalizzazione di funzioni o attività essenziali o importanti è sottoposta agli obblighi di comunicazione all’IVASS o di preventiva autorizzazione a seconda se il fornitore abbia sede, rispettivamente, all’interno o all’esterno dello Spazio Economico Europeo.

(e) Governo societario di gruppo

La precedente disciplina codicistica e regolamentare sul gruppo concerneva il gruppo come risultante dall’Albo gruppi, comprendente cioè le controllate assicurative, riassicurative e strumentali. Diversamente, il Regolamento recepisce la più ampia nozione di gruppo introdotta dal regime Solvency II, in termini di un’unica entità economica che aggrega tutte le società controllate, partecipate e soggette a direzione unitaria, a prescindere dall’attività svolta.

La responsabilità del sistema di governo societario di gruppo è attribuita all’organo amministrativo della USCI, rispetto alla quale sono definite caratteristiche e compiti (e.g., approvazione a livello di gruppo delle politiche previste a livello individuale).

(f) Remunerazioni

La nuova disciplina rafforza la “coerenza” delle politiche di remunerazione con gli interessi di medio e lungo termine dell’impresa, arricchendo l’informativa in materia resa agli azionisti e all’IVASS.

In particolare, il Regolamento contiene una serie di disposizioni di dettaglio volte a ottenere un corretto bilanciamento tra componente fissa e variabile, che sarà soggetta a limiti massimi di importo e verrà riconosciuta sulla base di risultati predeterminati, oggettivi e misurabili e, in larga parte, al termine di un periodo di differimento. Nell’ipotesi di remunerazioni basate su strumenti finanziari sono, inoltre, previste particolari cautele, con l’obiettivo di assicurare il conseguimento graduale nel tempo dei relativi vantaggi ed evitare condotte gestionali tese alla massimizzazione dei risultati di breve periodo.

Elemento di novità è dato inoltre dall’introduzione dell’obbligo per l’impresa di prevedere stringenti limiti quantitativi per le somme accordate in caso di cessazione anticipata dell’incarico (cc.dd., golden parachutes), nonché alle ipotesi di mancata corresponsione di tali somme.

(g) Disposizioni transitorie e finali

In sede di prima applicazione è previsto un regime transitorio che prevede, al fine di garantire un adeguamento graduale e ponderato delle imprese e del gruppo alle disposizioni regolamentari, come anche declinate in ragione del principio di proporzionalità nella Lettera al Mercato, un termine generale di adeguamento per il 31 dicembre 2019, adottando le opportune delibere entro il mese di giugno 2019.

In deroga a tale termine, il Regolamento fissa termini intermedi per lo svolgimento di talune attività volte a garantire un pieno adeguamento al nuovo impianto normativo (e.g., modifiche alla politica di remunerazione e approvano la politica di esternalizzazione, ecc.).

Laddove siano necessarie modifiche statutarie per i profili di modifica della compagine dell’organo amministrativo (amministratori indipendenti, presidente non esecutivo e comitati endo-consiliari) queste dovranno essere apportate in tempo utile ad assicurare che dispieghino i propri effetti sugli eventuali rinnovi degli organi sociali deliberati in occasione dell’assemblea chiamata ad approvare il bilancio 2018. A riguardo, il Regolamento richiede, in ogni caso, un pieno adeguamento al più tardi entro il 2021.


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